Einige Gesellschaften der DORNBACH-Gruppe arbeiten dezentral mit eigenem Mandatsbestand. Jede Gesellschaft hat die Verantwortung über ihren eigenen Datenbestand.

Dennoch ist es vor Annahme eines neuen Mandats aus berufsrechtlichen Gründen zwingend notwendig, dass gruppenweit geprüft wird, ob mit einem der Beteiligten bereits ein Mandatsverhältnis besteht oder bestand, was zu einem sog. Mandatskonflikt führen kann. In einem solchen Konfliktfall darf das Mandat nicht angenommen werden.

Diese Prüfungen wurden vor Beauftragung der G+H Systems mit hohem manuellem Aufwand durchgeführt. Über E-Mail oder Telefon musste jede Gesellschaft einzeln angefragt werden, ob der Mandant in deren Datenbestand bereits existiert, und man musste entsprechend warten, bis die letzte Anfrage beantwortet wurde.

Ziel war es nun, mit einer inchorus Individualentwicklung diesen notwendigen, aber aufwändigen Prozess deutlich zu vereinfachen und zu beschleunigen – ohne aber die Rahmenbedingungen zu verändern.

Durch die inchorus Kollisionsprüfung

• soll der interne Prozess durch Digitalisierung deutlich beschleunigt werden
• sollen die Mandanten-Daten weiterhin für jede Gesellschaft autonom bleiben
• soll berücksichtigt werden, dass keine Mandanten-Daten zwischen den Gesellschaften ausgetauscht werden dürfen
• sollen die Kollisions-Anfragen sauber dokumentiert werden

Für die G+H Systems waren die sehr spezifischen Anforderungen der DORNBACH-Gruppe im Rahmen der Beratung, Konzeption und Umsetzung der Anwendung kein Hindernis. Jede Gesellschaft erhält nun eine eigene inchorus Anwendung, über die sich die Mitarbeiter auf schnellem Weg einen Überblick über potenzielle Mandatskonflikte verschaffen können, ohne dabei direkten Zugriff auf die jeweiligen Datenbestände haben zu müssen.

Ein Mitarbeiter, der vor der Annahme eines neuen Mandats steht, kann nun im ersten Schritt problemlos eine Konfliktanfrage in seinem eigenen Datenbestand durchführen. Ist sie negativ, kann er die Anfrage im zweiten Schritt auf die anderen Gesellschaften erweitern, indem seine Anwendung eine Konfliktanfrage an die anderen Gesellschaften schickt. Als Rückmeldung erhält er lediglich die Meldung, ob ein potenzieller Konflikt besteht oder nicht, und er erhält den entsprechenden Ansprechpartner aus der Gesellschaft. Somit weiß er nun genau, welchen Kollegen er kontaktieren muss und kann den möglichen Konflikt endgültig verifizieren.

Die Gesellschaft, die eine Konfliktanfrage erhalten hat, sieht nicht nur, dass eine Anfrage gestellt wurde, sondern auch die Details aus ihrem eigenen Datenbestand, die zur Konfliktbewertung geführt haben. Somit kann der Mitarbeiter sehr schnell sehen, ob wirklich ein Konflikt besteht oder nicht. Die von der G+H Systems konzipierte und implementierte Individual-Anwendung wurde nach erfolgreicher Testphase deutschlandweit auf alle Gesellschaften der DORNBACH-Gruppe ausgerollt, um gruppenweit von den deutlichen Effizienzen zu profitieren.

Das von der G+H Systems entwickelte Produkt inchorus ist ein Dashboard, das verschiedenste Anwendungen und Applikationen bündelt und individuell darstellt. Gleichzeitig ist es ein Framework zur Entwicklung von Individual-Anwendungen wie die hier beschriebene Kollisionsprüfung für die DORNBACH-Gruppe.

inchorus ist aus dem Ziel entstanden, für den Endanwender durch Informationsbündelung und Digitalisierung von Prozessen deutliche Zeitersparnisse zu erreichen – und dies immer vollkommen flexibel hinsichtlich der Endgeräte. Alle Gadgets und Applikationen im inchorus Dashboard sind so angelegt, dass sie sowohl am Rechner, als auch auf mobilen Endgeräten nutzbar gemacht werden können. Überall und jederzeit.